Die Dokumentation dessen, was während einer Sitzung besprochen wurde, ist ein wesentlicher Teil der ordnungsgemäßen Aufzeichnung. Für sowohl formelle Organisationen als auch gemeinschaftsgeführte Gruppen stellen Sitzungsprotokolle sicher, dass es schriftliche Nachweise für Gespräche und Entscheidungen gibt, auf die später verwiesen werden kann.
In diesem Artikel werden wir erforschen, was Sitzungsprotokolle sind, was darin enthalten sein sollte, und Vorlagen bereitstellen, damit du deine eigenen erstellen kannst.
Wir werden auch teilen, wie du deine Sitzungsprotokolle mit einem Dokumenteneditor schreiben kannst, der dir ermöglicht, sie sicher zu speichern und zu teilen und sicherstellt, dass niemand Zugang zu ihnen hat ohne deine Erlaubnis.
Was sind Sitzungsprotokolle?
Sitzungsprotokolle, auch bekannt als Protokolle von Sitzungen, sind ein schriftlicher Nachweis für eine Sitzung oder Anhörung. Sie bieten eine strukturierte Zusammenfassung der besprochenen Schlüsselthemen, der getroffenen Entscheidungen und der zugewiesenen Aktionspunkte.
Das Führen von Protokollen einer Sitzung stellt sicher, dass es einen einzigen formellen Nachweis eines Gesprächs gibt, auf den alle beteiligten Parteien verweisen können. Sie können als Referenz für zukünftige Sitzungen dienen und helfen, sich daran zu erinnern, was du zuvor besprochen hast.
Diese Dokumente werden häufig von Organisationen verwendet, die für ihre Handlungen Rechenschaft ablegen müssen, wie rechtliche Einheiten, medizinische Gremien und ähnliche Körperschaften. Aufsichtsräte verwenden beispielsweise Sitzungsprotokolle, um Beschlüsse, Abstimmungen und Entscheidungen, die während einer Vorstandssitzung getroffen wurden, zu dokumentieren.
Obwohl Sitzungsprotokolle normalerweise zur Unterstützung innerhalb einer Organisation erstellt werden, kann ein Gericht anordnen, dass eine Organisation Sitzungsprotokolle als Beweis in einem Gerichtsverfahren übergibt. In einigen Fällen kann die Abwesenheit von Sitzungsprotokollen als Beweis dafür gelten, dass eine Sitzung überhaupt nicht stattgefunden hat.
Sie sind nicht ausschließlich für politische oder professionelle Organisationen gedacht. Jede Gruppe, die mehrere Stakeholder hat und über einen längeren Zeitraum koordinieren muss, sollte in Betracht ziehen, Protokolle ihrer Sitzungen zu führen, einschließlich Nachbarschaftswachen, Eigentümerverbänden, Amateur-Sportligen, Hobbygruppen oder spirituellen Ausschüssen.
Was sollte in Sitzungsprotokollen enthalten sein?
Es gibt kein einheitliches Format für Sitzungsprotokolle. Die meisten folgen jedoch einer ähnlichen Struktur. Ein effektives Dokument für Sitzungsprotokolle listet wesentliche Kontexte und Informationen klar auf, sodass auch jemand, der nicht an der Diskussion teilgenommen hat, verstehen kann, was geschehen ist. Hier sind einige Abschnitte, die du einfügen solltest:
- Grundinformation: Beginne mit dem Datum, der Uhrzeit und dem Ort der Sitzung. Füge auch die Namen der Teilnehmer hinzu und, falls relevant, der Abwesenden.
- Tagesordnungspunkte: Listen Sie alle Themen auf, die während der Sitzung in der Reihenfolge besprochen wurden, in der sie angesprochen wurden. Dies schafft eine klare Struktur für deine Protokolle.
- Wichtige Notizen: Notiere wichtige Punkte, die für den Kontext wichtig sind, wie Hintergrundinformationen, unterschiedliche Standpunkte oder Argumente, die Entscheidungen beeinflusst haben.
- Getroffene Entscheidungen: Dokumentiere alle Entscheidungen, die für jeden Tagesordnungspunkt getroffen wurden. Du solltest angeben, wer die Entscheidungen getroffen hat und was die nächsten Schritte sind.
- Aktionspunkte: Halte alle Aufgaben fest, die während der Sitzung zugewiesen wurden. Dokumentiere, wer für jede Aufgabe verantwortlich ist und die Frist für deren Abschluss.
- Nächste Sitzung: Falls entschieden, notiere das Datum und die Uhrzeit für die nächste Sitzung und alle offenen Punkte, die noch behandelt werden müssen.
Beispiel für Sitzungsprotokolle
Wenn du noch nie ein solches Dokument erstellt hast, kann es schwierig sein, zu verstehen, wie man Sitzungsprotokolle schreibt.
Wir haben eine Vorlage erstellt, um dir den Einstieg zu erleichtern.
Halte deine Sitzungsprotokolle privat und sicher
Das Führen von Sitzungsprotokollen ist oft entscheidend für den Schutz sensibler Informationen, die während der Sitzungen besprochen werden, wie strategische Entscheidungen, Finanzdaten oder persönliche Angelegenheiten.
Um Sicherheit und Privatsphäre für deine Protokolle zu gewährleisten, solltest du einen ende-zu-ende-verschlüsselten Dokumenteneditor wie Docs in Proton Drive in Betracht ziehen. Mit Docs kannst du sicher Sitzungsprotokolle aufzeichnen, teilen und darauf zugreifen, ohne das Risiko unbefugten Zugriffs oder Datenverletzungen.
Docs ermöglicht es dir auch, in Echtzeit mit anderen zusammenzuarbeiten. Sieh, wer dein Dokument anschaut, hinterlasse Kommentare und verfolge die Cursorbewegungen, und das alles, während du sicherstellst, dass niemand – nicht einmal Proton – deine Protokolle ohne deine Erlaubnis sehen kann.
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